転職活動では、採用担当者からメールを使って履歴書の送付を指示されることがあります。メールのやり取りからビジネスマナーをチェックされていることもあるため、ルールを守った対応が必要です。

この記事では、「メールを使って履歴書を送付する際のマナー」と、「メール送付に関するよくある質問」を紹介しています。

実際に送付する際の例文も用意しましたので、これから履歴書を準備する方は、ぜひ参考にしてください。好印象を与えられるよう、マナーを守ってやり取りしましょう。

転職履歴書をメールで送付する際の3つのマナー

履歴書は重要な個人情報ですので、取扱いには細心の注意が必要です。

どういったマナーで履歴書を送付すればいいのか見ていきましょう。

ファイル名は分かりやすくする

採用担当者は、毎日たくさんの求職者からメールを受け取っています。そのため、ファイルを開かなくても内容が分かるようなタイトルが望ましいでしょう。

タイトルに入れるべきは、あなたの「名前」「用件」「日付」です。相手からのメールに返信する場合には、タイトルに「Re」を付けたままでも問題ありません。

「20240315_氏名_履歴書」

上記のように日付、名前、そのメールが履歴書であることをタイトルに書いて送りましょう。

履歴書は指示があったらすぐに送付する

履歴書を事前にデータにして準備しておき、指示があったら送付できるように準備しておきましょう。送付が遅い場合には、「メールの確認が遅い」「マイペースである」と悪いイメージを与えてしまいます。

もし、データでの履歴書を準備できていないのなら、メールでいつまでに送付できるか具体的な日時を返信しておきます。言うまでもないことですが、ここで伝えた期限は必ず守ってください。

履歴書のセキュリティ対策を行う

履歴書は個人情報ですので、その取り扱いには細心の注意が必要です。そのため、セキュリティ対策が不十分だと、入社してからの情報の取扱いに不安を感じさせてしまう可能性があります。

セキュリティに関しては先方に確認を取り、相手が指定する方法でファイルを送ることをおすすめします。

もし指定がなければ、こちらから「クラウドサービスにアップロードして共有する方法」を提案してみるのもいいでしょう。どんな方法を使うにしても、まずは相手に確認を取ってください。

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転職履歴書をメールで送付する際の例文

初めて企業にメールを送付する場合の例文です。

複数の業種を募集している場合もあるため、どの求人をみて、どの職種に応募するのかを書いておきましょう。

クラウドストレージサービスを使って、履歴書のデータをインターネット上でファイル共有するケースです。

ファイルのアップロード後に、URLを相手に伝えることでデータを共有できます。

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履歴書のメール送付に関するよくある疑問

履歴書を送付する際の、よくある疑問点についてまとめました。

基本的なことですが、よく確認しておきましょう。

ファイル形式は何がいい？

履歴書はPDFファイルで送付するのが主流です。WordやExcelで作成した履歴書でもファイル形式の変換ができるため、誰でも利用できるPDF形式をおすすめします。

PDF形式は第三者の修正を防げるため、企業間のやり取りでもよく使われています。どんな環境でもレイアウトが変わらない特徴があり、採用担当者が印刷するときの手間もかかりません。特別な事情がない限りPDF形式で履歴書を送付しましょう。

メールを送付する時間帯は？

送付する時間帯として朝イチをおすすめします。理由としては、メールチェックで一番目につきやすいのが、メールボックスを開いたときに一番上にあるメールだからです。午前中は疲れが溜まっておらず、仕事に集中しやすい時間帯でもあるため、9時始業の会社なら、9時前に履歴書を送付するのがよいでしょう。

午前中に間に合わなかった場合には、昼休みの時間帯に送りましょう。昼食後にメールをチェックするときに、一番上にメールがあると読んでもらえる可能性が高いからです。

相手の印象が悪くなるため、深夜・早朝にメールを送るのは避けましょう。どうしてもその時間にしかメールできない場合には、「夜分遅くに失礼いたします。」などの言葉を入れてください。

フリーアドレスは使用していいの？

Gmailなどの無料で作れるメールアドレスを使用しても問題ありません。ただし、日常的に使用しているものでは不適切なケースがあります。

フリーメールにはアカウント名と画像が表示されるため配慮が必要です。ビジネスで使うために新しく専用のメールアドレスを取得しておきましょう。アカウント名はシンプルに、自分の本名を使ったものにしておくのが無難です。

また、働きながら転職活動を進めている場合、現職のメールアドレスを使わないようにしてください。印象が悪くなるだけではなく、現職の会社にも迷惑になる可能性があります。

まとめ

履歴書のメール送付のマナーについて解説しました。履歴書を受け取る相手の手間を考えて送付することが大切です。履歴書のデータを早めに用意しておき、指示があったらすぐに送付できるようにしておきましょう。

履歴書のファイル形式はPDFがおすすめです。企業でも日常的に使われているため、相手も取り扱いに慣れています。

送付する時間帯は深夜・早朝を避け、相手がチェックしやすい時間に合わせるとよいでしょう。フリーメールの使用は問題ありませんが、アカウント名と画像には配慮してください。ビジネス用に新しくメールアドレスを用意しておくと間違いありません。

履歴書をメールで送付する例文も用意しましたので、ぜひ参考にしてください。