転職活動が進むと、採用担当者へメールで連絡する回数が増えます。その際に送り方や言い回しで相手に与える印象が変わるため、マナーを守った返信の方法を覚えましょう。

「履歴書を送るように言われたときの返信方法は？」
「すぐに返信できない場合にはどうすればいいですか？」
など、メールの返信に関する悩みを解説していきます。

この記事では相手企業とのメールに関するルールを紹介しています。シチュエーションごとに例文を用意しましたので、返信時の参考にしてください。

返信メールでも好印象になるような内容を心がけ、選考を通過できる可能性を上げていきましょう。

応募先企業とのメールに関する3つのきまり

メールを送る際には、相手に手間をかけさせないような配慮が必要です。

用件は簡潔に、分かりやすい内容を心がけてください。

件名は分かりやすく

メールで最初に目を通すのが件名です。用件と名前が簡潔に書かれていると、相手が確認する手間を減らすことができるため好印象になります。件名は以下の形にすると分かりやすいです。

「用件・名前・Reは残す」

相手からのメール返信する際の「Re」を消すか判断に迷うかもしれませんが、付けたままにしておくのが正しいです。やりとりが続いてReが増えすぎてしまったら、いくつか削除して見やすくしてもいいでしょう。

宛先と署名をつける

宛名は、相手の法人格（株式会社など）を略さずに記載し、部署名と担当者名を書きます。もし、分からないときは「採用担当者様」としておきましょう。

最後の署名は、こちらの「名前、住所、電話番号、メールアドレス」を書きましょう。

本文との区切りを付けるために、「ー」「＝」などを使って、線を入れておくと見やすくなります。

原則24時間以内に返信

相手のメールが届いてすぐに返信できない場合には「〇日までには返信します。」のように、取り急ぎの返信をしておくのが無難です。どんなに遅くなっても24時間以内には返信しましょう。

返信の時間帯は、相手の企業の就業時間内がおすすめです。営業時間外に送信すると悪いイメージを持つ採用担当者がいるかもしれません。深夜の返信も不規則な生活をしているイメージを与えてしまうため避けてください。

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シチュエーション別のメール例文

状況ごとに送るメールの例文を用意しました。

実際に使う場合には、状況に合わせたアレンジを加えてから使ってください。

履歴書送付時

履歴書をメールで送付する場合には、PDFファイルで添付しましょう。ファイル名は「履歴書_名前」など分かりやすいものにしておきます。

面接日時変更依頼

応募先からの日程変更依頼のメールは、半日から1日以内に返信しましょう。返信の件名は「Re：」で元の件名を残し、過去のメール本文も残した状態で返信します。

内定承諾

応募した企業から内定メールが届いたら、早めの返信を心がけてください。返信が遅すぎると内定辞退と見なされる場合もあります。

内定辞退

内定を辞退する場合には、選考してくれたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。

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まとめ

履歴書メールや返信メールについて解説しました。基本的に相手の手間がかからないように配慮してください。件名を分かりやすく、内容は簡潔に、原則24時間以内に返信しましょう。

シチュエーション別にメールの例文を用意しました。それぞれの特徴を理解し、自分で返信するときの参考にしてください。

正しい文面と、送信のタイミングを守れば、相手に良い印象を与えられるでしょう。マナーを押さえて、内定までつなげていきましょう。