転職エージェントの面接辞退はしていいの?メールや電話での断り方例文解説!

転職エージェントを利用していて面接を辞退したくなったとき、どのように行動すればいいのか迷っていませんか?

「相手企業に迷惑がかかる」
「どのような手段で伝えるのか分からない」
という方も多いと思います。

そこでこの記事では、面接辞退するための方法を解説していきます。
基本的なルールから、断り方の例文も用意しました。面接辞退で困っている方は参考にしてください。

この記事を読めば、面接辞退について理解できます。ぜひ最後まで読んでみてください。

記事監修

(株)Neutral
代表取締役 杉井俊貴

✅中長期見据えた転職成功へのロードマップを発信
✅IT、SaaS、人材業界、セールス職への転職に強み
✅ハイクラス層の支援経験から中長期見据えた提案に強み
✅20〜30代前半層をメインに転職支援の実績200名超
✅23年:オープンワークから優良エージェント認定
✅22年:急成長企業3社で年間トップエージェント

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転職エージェントを介しての面接は辞退可能

転職活動において、面接を辞退することは珍しくありません。理由として多いのが、他の企業から内定をもらったときです。複数の企業へ転職活動していることもあるので、先に内定が決まってしまい、残りの企業はお断りするというケースはよくある話です。

他にも希望条件を再考して判断が変わったり、一次面接を受けた時、企業の印象に違和感があった場合も考えられます。企業側も転職の意思が変わってしまうことを理解しているので、ある程度の辞退は仕方のないものと考えています。

面接辞退は必ず転職エージェントを介してください。相手企業へ直接連絡してはいけません。

選考の面接辞退の基本的なルール

面接辞退はメール、電話どちらでも問題ありません。

セオリーを守って連絡しましょう。

メールで断ってOK

面接辞退の連絡はメールでOKです。直接会話しないメールの方が、利用者の精神的負担が小さく済みます。また、担当者の手間が少なくなり、文章という形で情報を残せるので好まれる傾向があります。

また、メールに記載する内容には辞退する理由を忘れずに書いてください。これは、相手企業に辞退理由を伝えなければならないからです。転職エージェントには説明責任があるため、なぜ面接を辞退するのかはっきりとメールに書いておきましょう。

急な場合は電話で断る

面接日が1日~2日後に迫っている場合は、メールでは間に合わないこともあります。メールだと、担当者がいつチェックしているか分かりませんし、他のメールに埋もれてチェックが遅れる可能性もあるからです。

メールを読むだけではなく、辞退することを相手企業に一刻も早く連絡しなければならないため、電話で連絡するのがベストです。急いでいるからといって、直接相手企業へ連絡することは避けてください。必ず転職エージェントを介して断りましょう。

選考の面接辞退する時の注意点

面接辞退する時の注意点を2つ紹介します。

どちらも常識ですが、再確認して確実に守りましょう。

絶対に無断で辞退しない

転職エージェントに無断で辞退するのは避けてください。信頼関係が崩れる上に、今後の転職活動にも影響が出ます。転職エージェントが企業との間に立ってくれるので、担当者に面接辞退することを伝えれば問題ありません。

人間同士のやり取りですので、丁寧な対応を心掛けてください。自分と担当者の双方が気持ちよく次に進めるように対応しましょう。辞退の際には、面接を段取りしてくれたことへの感謝と、辞退してしまったことへの謝罪の気持ちを伝えるようにしてください。

辞退を決めたら早めに連絡をする

企業は面接に向けて準備を進めています。辞退するのであれば、できる限り早く連絡してください。早めに連絡するほど辞退の影響は少なくなるため迅速に行動しましょう。

転職エージェントに辞退を伝える際、断る理由は簡潔に伝えてください。相手企業への説明はもちろんですが、理由によっては担当者が新しい求人を紹介するときの参考になります。何が合わなかったのか、担当者と情報共有して次に活かしましょう。

メールや電話での断り方の例文紹介

面接辞退の方法は、メールと電話が考えられます。

それぞれの方法で辞退するときの例文を用意しましたので参考にしてください。

メールでの断り方例文

メールで面接辞退する場合、件名は「面接辞退について」など分かりやすくしてください。

担当者はたくさんの求職者とやり取りしているため、本人の氏名も入れておくと誰から送られてきたものか把握しやすくなります。

面接辞退についてご連絡

いつもお世話になっております。〇〇(名前)です。

大変申し訳ありませんが、本日は〇〇株式会社様の面接を辞退させていただきたくご連絡しました。

今後のキャリアを考えたとき別の企業とご縁を感じ、そちらの企業への入社を決めました。

本来であれば直接お詫びに伺うべきですが、取り急ぎメールにて報告をさせていただきます。

電話での断り方例文

電話で伝える場合は、言葉遣いや口調が重要になります。相手に対しての感謝と謝罪の気持ちを言葉に乗せて伝えられるように話をしてください。

電話で辞退するときの例

いつもお世話になっております。〇〇(名前)です。

本日は〇〇株式会社様の面接を辞退させていただきたくご連絡しました。

面接までの間に給与面を再考した結果です。

担当者様には普段から転職をサポートしていただいたにもかかわらず、申し訳ございません。

大変お手数をおかけしますが〇〇株式会社様へ面接辞退の旨をお伝えいただけないでしょうか。

まとめ

転職エージェントでの面接辞退について解説しました。面接辞退は珍しいことではなく、ルールを守れば問題は起きません。

ただ、相手企業に迷惑をかけているという事実は変わりませんので、対応への感謝と辞退したことへの謝罪の気持ちはしっかりと伝えてください。

面接辞退で問題を起こさず、頭を切り替えて次へ進めるように行動しましょう。

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